Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour de la déclaration de confidentialité : 01.06.2020

Chez Spoormans, nous accordons beaucoup d’importance au respect et à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous collectons des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous informer, en tant que client, fournisseur et visiteur de ce site web, de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de ce que nous faisons de vos données.

1 Qui est le responsable du traitement ?

Willem Spoormans BV, dont le numéro d'entreprise est le 0413.022.238 et le siège social est sis Eugeen Meeusstraat 6 à 2170 Merksem en Belgique, est responsable du traitement des données personnelles des visiteurs du présent site web et des clients, prospects et fournisseurs de Willem Spoormans NV et de Spoormans SARL, sise Rue de Lorraine 5 à 62510 Arques en France. Le responsable du traitement étant ci-après dénommé ‘Spoormans’.

Au sein du groupe d’entreprises dont fait partie le responsable du traitement, un délégué à la protection des données a été désigné pour contrôler la protection de vos données à caractère personnel. Vous pouvez contacter cette personne via privacy@arvesta.eu.

2 Quelles données collectons-nous à votre sujet en tant que client et prospect?

Quelles données sont traitées ?

Nous pouvons collecter d'abord les données suivantes : nom, adresse, adresses de livraison, numéro de T.V.A, numéro d'entreprise, numéro de téléphone et/ou de portable, numéro de fax, langue, profession, branche, données de l'Agence flamande terrienne (numéro d'exploitant, numéro d'agriculteur, numéro d'exploitation), numéro Sanitel, numéro de compte bancaire, type d'entreprise, données d'achat (produits achetés, prix, quantités, moment de l'achat), données relatives à l'exploitation (nombre d'animaux, espèce d'animaux, race, données techniques relatives aux animaux telles que l'indice de conversion, le poids, la croissance...). Nous pouvons collecter le nom, l'adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données susmentionnées :

  • De vous-même, via des entretiens de vente, bons de commande, contrats, factures, via notre site Internet ou des actions commerciales ;

  • Via votre site web, folders... ;

  • Via des données publiques disponibles (telles que données issues du Moniteur belge, de la Banque-carrefour des Entreprises, de la Banque nationale, de Graydon et du service des renseignements 1207...) ;

  • Via d'autres sociétés du groupe auquel Spoormans appartient. Consultez la liste de ces sociétés sur Arvesta.

A quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour optimiser notre relation commerciale et exécuter correctement les engagements pris. Concrètement, nous utilisons vos données notamment pour tenir une administration des prospects et des clients, établir et envoyer des factures ainsi que communiquer à ce sujet, traiter des commandes, exécuter des livraisons et communiquer à ce sujet, exécuter la gestion des débiteurs (suivi des factures en souffrance, envoi des rappels). Nous traitons les données techniques relatives aux animaux ainsi que celles relatives à l'exploitation pour adapter l'aliment si nécessaire là où il y a lieu, et pour informer le client sur les données techniques après accord préalable du client. Nous effectuons ces traitements parce qu'ils sont nécessaires pour exécuter le contrat qui nous lie à vous. Nous tenons une administration et exécutons une gestion des débiteurs sur la base de notre intérêt légitime.

Dans un deuxième temps, nous pouvons également traiter vos données pour satisfaire à nos obligations légales qui découlent notamment de la législation fiscale et comptable, et de la législation en matière de sécurité alimentaire.

Nous traitons aussi vos données pour analyser quels produits vous avez acheté et quels produits/services seraient susceptibles de vous intéresser en vue d'adapter notre assortiment et les communications que nous vous envoyons. Nous effectuons en outre des analyses (statistiques) pour améliorer notre fonctionnement, nos services et nos produits, sur la base de notre intérêt légitime.

Enfin, nous pouvons également traiter vos données pour vous informer par voie électronique et/ou par courrier sur nos produits, services et événements, à des fins de marketing direct ou pour établir des profils. L'établissement de profils nous permet de vous fournir des informations plus utiles et beaucoup mieux ciblées. Vous recevrez uniquement des communications à caractère commercial par voie électronique si vous avez donné votre consentement explicite.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus que le temps nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées.

3 Quelles données collectons-nous à votre sujet en tant que fournisseur ?

Quelles données sont traitées ?

Nous pouvons collecter les données suivantes : nom, adresse, numéro de T.V.A, numéro de portable, numéro de téléphone, numéro de fax, numéro Sanitel, type d'entreprise, numéro de compte bancaire, langue, site web du fournisseur. Nous pouvons collecter le nom, l'adresse électronique, la fonction et le numéro de téléphone des personnes de contact dans les entreprises.

Nous avons obtenu les données susmentionnées :

  • De vous-même, via des entretiens de vente, bons de commande, contrats, factures, via notre site Internet ;

  • Via votre site web, folders...;

  • Via des données publiques disponibles (telles que données issues du Moniteur belge, de la Banque-carrefour des Entreprises, de la Banque nationale, de Graydon et du service des renseignements 1207...) ;

  • Via d'autres sociétés du groupe auquel Spoormans appartient. Consultez la liste de ces sociétés sur Arvesta.

A quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous utilisons vos données en premier lieu pour optimiser notre relation commerciale et exécuter correctement les engagements pris. Concrètement, nous les utilisons notamment pour tenir une administration des fournisseurs, préparer et envoyer des commandes, réceptionner, traiter et payer les factures entrantes et communiquer à ce sujet. Nous effectuons ces traitements parce qu'ils sont nécessaires pour exécuter le contrat qui nous lie à vous.

Dans un deuxième temps, nous pouvons également traiter vos données pour satisfaire à nos obligations légales qui découlent notamment de la législation fiscale et comptable, et de la législation en matière de sécurité alimentaire.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus que le temps nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées. Dès que vos données ne sont plus nécessaires, elles sont immédiatement supprimées.

4 Quelles données collectons-nous via notre site web ?

Dans cette section, nous vous expliquerons quelles données à caractère personnel vous concernant nous pouvons traiter via le site web, dans quel but et sur quelle base juridique. Nous vous informerons également sur le délai de conservation de vos données.

Formulaire de contact

Vous pouvez nous contacter via notre site web en utilisant le formulaire de contact en ligne. Si vous nous contactez de cette façon, nous recueillerons dans ce cadre votre prénom, votre nom, votre adresse électronique et la question que vous aurez posée ou tout autre commentaire que vous aurez formulé. Nous avons un intérêt légitime à collecter les informations que vous nous communiquez, et ce, pour répondre à votre message. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire pour répondre à vos questions ou vous fournir les informations demandées.

Newsletters

Par le biais du site web, vous pouvez vous inscrire pour recevoir des e-mails contenant des informations sur nos produits, nos événements, des conseils, des astuces, etc. Pour vous abonner à la newsletter, nous recueillerons votre adresse électronique et la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les newsletters. Nous enverrons les newsletters sur la base de votre consentement.

Vous pouvez à tout moment indiquer que vous ne souhaitez plus recevoir ces newsletters. Vous trouverez la procédure à suivre pour ce faire sous le titre 7.

Événements

Nous organisons régulièrement des événements auxquels vous pouvez vous inscrire via le site web. Pour cet enregistrement, nous recueillons automatiquement votre prénom, votre nom et votre adresse électronique. Nous utilisons ces informations pour traiter votre inscription à l’événement, confirmer votre inscription, vous informer sur l’événement et, le cas échéant, répondre à vos questions. Vos données seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins susmentionnées.

5 Transférons-nous ou vendons-nous vos données ?

Nous ne vendons en aucun cas vos données à des tiers. Pour l’exécution de notre service et dans le cadre des finalités du traitement susmentionnées, nous pouvons partager vos données avec :

  • les sociétés du groupe dont fait partie le responsable du traitement, à savoir Arvesta. Et ce, dans le but de centraliser la comptabilité clients et fournisseurs. Découvrez quelles sont ces sociétés sur Arvesta.

  • des tiers (tels que des partenaires logistiques, des centres de données, des fournisseurs de services informatiques, des imprimeries, les agences de publipostage, les créateurs de sites web, etc.). Nous avons conclu avec ces parties des conventions permettant de garantir la protection de vos données.

  • le Gouvernement et des administrations publiques : afin de respecter nos obligations légales découlant, entre autres, de la législation comptable, de la législation relative à la sécurité alimentaire, de la législation sur les engrais, etc. Seules les données qui doivent être légalement communiquées seront partagées.

Dans des circonstances exceptionnelles, en cas de litiges ou d’autres incidents, il se peut que vos données à caractère personnel soient transmises à la police ou à d’autres instances judiciaires. Des cabinets d’avocats, des agences de recouvrement, des huissiers de justice, des compagnies d’assurances ou des banques pourront également accéder à une partie de vos données à caractère personnel dont ils peuvent avoir besoin pour nous assister dans le traitement d’un dossier, la réalisation de projets, etc.

6 Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel, tant sur le plan physique qu’électronique et organisationnel.

Nous conservons notamment les données à caractère personnel que vous nous avez transmises dans des bases de données, des systèmes d’information et sur des serveurs accessibles uniquement au personnel habilité ou aux contractants qui doivent connaître ces données afin de pouvoir les traiter pour nous. En outre, nos membres du personnel ont connaissance de la présente déclaration de confidentialité et de toutes les directives applicables en interne adoptées pour protéger vos données à caractère personnel. Ils sont également tenus de respecter la confidentialité de vos données.

7 Comment pouvez-vous nous contacter pour exercer vos droits ?

Vous avez le droit de demander à tout moment et sans frais l’accès à vos données à caractère personnel. Vous avez en outre le droit de faire supprimer ou rectifier des données à caractère personnel inexactes, inappropriées, obsolètes ou incomplètes. Vous avez également le droit de nous demander, dans certains cas, de cesser temporairement d’utiliser vos données à caractère personnel pour un traitement particulier.

Enfin, vous avez le droit de vous opposer à un traitement déterminé de vos données à caractère personnel.

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Si vous ne souhaitez plus recevoir d’e-mails à caractère commercial ou du courrier qui vous est personnellement adressé, par exemple des newsletters, des informations sur nos produits, des nouvelles concernant le responsable du traitement, etc., vous pouvez facilement vous désabonner de notre liste de diffusion. Si vous ne souhaitez plus recevoir d’e-mails, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien prévu à cet effet au bas des e-mails. Vous pouvez également toujours nous contacter à cette fin en utilisant l’adresse électronique ci-dessous.

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Vous devez envoyer votre demande par e-mail à privacy@spoormans.com ou par courrier postal à l’adresse mentionnée sous le titre 1.

Cette demande doit contenir les éléments suivants : votre nom complet, votre adresse postale et votre adresse électronique, une copie du recto de votre carte d’identité et une description explicite de votre demande.

Si vous estimez que nous n’avons pas traité correctement votre demande, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessus. Si vous n’obtenez pas le résultat souhaité, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle du pays dans lequel vous résidez habituellement. Pour les clients belges, il s’agit de l’Autorité de protection des données, pour les clients néerlandais, de l’« Autoriteit Persoonsgegevens » et, pour la France, de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

8 Modification de la présente déclaration

Si nous apportons des modifications à la présente déclaration de confidentialité, la version modifiée sera publiée ici, avec mention, en haut, de la date de révision. En cas de changements importants susceptibles de modifier substantiellement nos pratiques dans ce domaine, nous pourrons également vous en informer par d’autres moyens, notamment par l’envoi d’un e-mail ou la publication d’une communication sur notre site web avant l’entrée en vigueur de ces modifications.

Willem Spoormans BV
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TVA BE 0413.022.238
RPM Anvers, division Anvers
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